Il notaio è un pubblico ufficiale con facoltà di dotare di autenticità pubblica l'agire di soggetti privati, in quanto detentore della publica fides. La figura del notaio come responsabile dell'autenticazione della documentazione di negozi privati attraverso una scrittura caratteristica, l'instrumentum publicum, si delinea tra XI e XII secolo. La publica fides discende dall'autorità che ha nominato il notaio, sia l'imperatore, un re, oppure il papa; talvolta hanno facoltà di creare notai anche autorevoli famiglie nobiliari.
Il momento di massimo sviluppo del notariato si ha in epoca comunale tra XIII e XIV secolo, in coincidenza con la crescita dell'apparato amministrativo cittadino: ogni ufficio pubblico ha il suo notaio. Le matricole notarili dei comuni dell'Italia centro-settentrionale dei secoli XIII e XIV contano un altissimo numero di iscritti. Il notariato si rivolge dunque tanto ad una committenza privata quanto a quella di organismi comunali.
A partire dalla fine del Trecento viene progressivamente cancellato il monopolio notarile sugli uffici pubblici: si vanno formando apparati statuali propri, burocrazie; si assiste così ad un calo del numero dei notai, che si avvicina sempre più all'attuale proporzione rispetto alla popolazione cittadina. Il notaio moderno è un libero professionista al servizio dei privati e l'atto notarile garantisce ancora oggi l'autenticità di negozi giuridici. L'art. 2699 del Codice Civile italiano stabilisce infatti che: "L'atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l'atto è formato". Il successivo art. 2700 recita inoltre "l'atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti". La funzione del notaio rimane dunque immutata dal medioevo fino ai giorni nostri. Nella normativa italiana si può riscontrare una continuità tra periodo pre e post unitario: il notaio non perde mai la sua funzione di detentore della publica fides. A questo proposito è importante segnalare il Regio Decreto n. 4900 (serie 2ª) del 25 maggio 1879, "Testo unico delle leggi sul riordinamento del notariato", che regolamenta tra l'altro la pratica notarile e l'esame di idoneità per accedere alla professione. Di importanza fondamentale anche la legge del 16 febbraio 1913, n. 89 (integrata dalla successiva legge 30 dicembre 1937, n. 2358), il cui articolo 1 recita "i notai sono pubblici ufficiali istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne le copie, i certificati e gli estratti".
Il primo atto di un notaio a Foligno risale al 1107, tuttavia le notizie pervenuteci sul notariato cittadino fino a tutto il XIII secolo sono scarse. Nel 1346 viene compilato lo Statuto del Collegio dei giudici e notai di Foligno, organo che doveva esistere già prima di tale data in quanto nel testo statutario si parla "de creationi novi collegii". Questo testo è conservato nella serie Statuti dell'Archivio Priorale del Comune di Foligno (Sezione Archivio di Stato di Foligno, Comune di Foligno, Archivio Priorale, Statuti, n.13); se ne desumono numerose informazioni a proposito dell'organizzazione interna del Collegio e dei suoi rapporti con gli organi di governo comunale, che rivestono anche il ruolo di soggetti conservatori della documentazione notarile.
I notai conservavano infatti presso di sé le minute in registri detti "delle imbreviature", documenti dalla forma definitiva ma non completa, con valore probatorio ma prive delle clausole di formulario. Si impose dunque la necessità di conservare questi registri anche dopo la morte del rogatario: nascono così gli archivi notarili, proprio su interessamento delle magistrature civili edelle corporazioni notarili
L'istituzione di un vero e proprio Archivio Notarile a Foligno, così come in tutte le province pontificie, si ricollega alla costituzione "Sollicitudo pastoralis officii" emanata da papa Sisto V il 1° agosto 1588. Il successivo "Bando sopra l'osservanza dell'ordinazioni dell'archivii eretti da N. S. Sisto V in tutte le città, terre e luoghi mediate e immediate soggetti alla S. Sede apostolica", emanato dal Camerlengo cardinale Enrico Caetani il 12 settembre 1588, chiarisce che l'obbligo dell'istituzione degli archivi vigeva per le città, mentre per le "terre, castelli e luoghi" era lo stesso archivista a decidere della erezione o meno di essi. Relativamente alla tenuta degli archivi, il bando stabiliva per tutti i notai l'obbligo di consegnare all'archivista competente per territorio copia autentica, entro quindici giorni, di ogni atto rogato. Dovevano, inoltre, essere consegnati dagli eredi o dai successori tutti i protocolli dei notai defunti. I comuni erano obbligati ad ospitare l'archivio, posto sotto il controllo di un prefetto o presidente degli archivi, designato dal papa tra i chierici della Camera Apostolica.
Le regole imposte da questo bando non vennero sempre rispettate, e si rese necessaria, negli anni, la riconferma delle norme sulla tenuta degli archivi: il 25 agosto 1721 viene emanato il "Bando generale e nuovi ordini sopra gli archivi dello Stato Ecclesiastico" del cardinal camerlengo Annibale Albani e il 1 giugno 1748 un analogo bando del cardinale camerlengo Silvio Valenti.
Durante il periodo francese si hanno concentrazioni di archivi nei capoluoghi di dipartimento, e dopo la restaurazione del 1815, con il motu proprio di Pio VII del 31 maggio 1822, Sulli notai ed archivi, si stabilì di mantenere le sedi degli archivi notarili nei capoluoghi di provincia, nelle città di governo distrettuale e nei paesi di residenza dei governatori.
Dopo l'Unità, il Ministro della Giustizia Giovan Battista Cassins, avanza un progetto di riordino del notariato che prevede un solo archivio in ogni capoluogo di provincia, ma, in seguito alla protesta dei sindaci di numerosi comuni italiani, il provvedimento non vede la luce. Solamente con la legge n. 2786 del 25 luglio 1875 si stabilì che vi fosse un collegio dei notai, un consiglio notarile e un archivio distrettuale in ogni sede di tribunale civile e correzionale; viene concessala formazione di archivi mandamentali nelle città sedi di pretura, qualora le spese fossero sostenute dai comuni, e la conservazione degli archivi notarili comunali già esistenti.
Con il r.d. del 29 dicembre 1879 n. 4949 si provvide all'elencazione degli archivi notarili già esistenti nelle ex province pontificie suddividendoli in distrettuali, mandamentali e comunali: l'archivio di Foligno fu compreso nell'elenco dei mandamentali. Gli archivi mandamentali avevano il compito di conservare soltanto le copie conformi degli atti notarili che gli uffici del registro del mandamento avrebbero trasmesso loro dopo due anni dalla registrazione dell'atto.
La legge del 22 dicembre 1939 n. 2006 stabilì che gli archivi notarili distrettuali versassero agli Archivi di Stato la documentazione cessata anteriormente al 1 gennaio 1800, termine fisso trasformato, nel 1952, in uno mobile, quello di cento anni dalla cessazione dell'attività del notaio. Con il d.p.r 30 settembre 1963 n. 1409 si stabilì il versamento della documentazione degli archivi notarili comunali presso gli Archivi di Stato, tranne nei casi in cui questi conservassero documenti posteriori all'ultimo centennio oppure fossero retti da un conservatore nominato con decreto ministeriale. Nei provvedimenti più recenti, il "Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali" (d.lgs 29 ottobre 1999 n. 490) e il "Codice dei beni culturali e del paesaggio" (d.lgs 22 gennaio 2004, n. 42), si dispone che gli archivi notarili distrettuali, passati cento anni dalla cessazione dell'attività del notaio, devono versare la documentazione agli Archivi di Stato.
L'Archivio Notarile di Foligno versava in una situazione di completo disordine quando nel 1891 mons. Michele Faloci Pulignani ne denunciò lo stato di abbandono in locali malsani, invocando un intervento di riordino e risistemazione. Lo stesso studioso provvide nel 1932 a trasferire il complesso archivistico in una sede più decorosa, ovvero in alcune sale di Palazzo Trinci che era appena stato restaurato. Nello stesso anno Ottorino Montenovesi curò il riordinamento del fondo, compilando l'inventario dattiloscritto e pubblicando l'elenco dei notai. L'archivio mandamentale di Foligno pervenne alla sezione di Archivio di Stato di Foligno al momento della sua istituzione con d.m. 22 gennaio 1957. Il fondo comprende 5258 unità con un arco cronologico che va dal 1342 al 1889: vi si trovano protocolli, bastardelli, repertori dal 1342 e testamenti e codicilli dal 1663. Ad essi sono frammisti numerosi atti giudiziari, a causa degli spostamenti e accorpamenti dei nuclei documentari all'interno degli stessi edifici pubblici, fra cui le sedi di curie giudiziarie.
Bibliografia di riferimento:
F. BRIGANTI, L'Umbria nella storia del notariato italiano. Archivi notarili nelle province di Perugia e Terni, Perugia 1958. Il notariato a Perugia. Mostra documentaria e iconografica per il XVI Congresso Nazionale del notariato, catalogo della mostra (Perugia, maggio-luglio 1977), a cura di R. ABBONDANZA, Roma, 1973. A. BARTOLI LANGELI, Notai: scrivere documenti nell'Italia medievale, Roma 2006. Guida agli archivi notarili comunali e mandamentali soppressi dell'Umbria, a cura di S. MARONI, Perugia 2008. Il notariato in area umbro-marchigiana: esperienze professionali e produzione documentaria, secoli X-XVIII, atti del convegno (Fabriano 20 - 21 giugno 2008), a cura di G. GIUBBINI, Perugia 2011.
