L'AS Palermo trae le sue origini dal regio dispaccio dell'11 febbr. 1814 il quale, creando un Archivio generale, rendeva operante un processo che già alla fine del Settecento aveva fatto concentrare in un unico archivio, sia pure con fini strettamente amministrativi, buona parte delle carte che rivestissero un pubblico interesse. Anche se dovette passare più di un decennio prima che questo disegno trovasse una più concreta attuazione (solo intorno al 1826 i primi fondi furono concentrati nell'ex casa dei padri teatini alla Catena, attuale sede dell'Archivio), si può fare risalire a quest'epoca la prima organizzazione delle carte, suddivise in tre sezioni: diplomatica, amministrativa e giudiziaria. E questa ripartizione, risultante dall'inventario compilato nel 1840 dall'archivario generale Pietro di Maio, rispecchia molto da vicino l'attuale struttura dell'Archivio. Il nucleo costitutivo era rappresentato dai fondi della real Cancelleria e del Protonotaro, da quelli dei maggiori uffici finanziari facenti capo al Tribunale del real patrimonio, da quelli degli organi politico-amministrativi (real Segreteria, segretari del Regno, Giunta dei presidenti e consultore, ed altri) e infine da quelli dei tribunali centrali. Il successivo decreto del 1° ag. 1843 [Collezione regno Due Sicilie, 1843, n. 8309] che gettava le premesse giuridiche per l'organico sviluppo del settore archivistico in Sicilia, conferiva all'Archivio di Palermo (che da allora assumeva la denominazione di Grande Archivio) una più moderna fisionomia: in esso si dovevano conservare infatti gli atti degli organi centrali del regno con sede a Palermo e quelli degli uffici della provincia. Il decreto prevedeva altresì la creazione di una soprintendenza generale con giurisdizione su tutti gli archivi pubblici dell'isola, e di archivi nelle altre province della Sicilia, sull'esempio di quanto già disposto per le province continentali del regno [Al decreto citato seguì quello del 14 lu. 1844 (Collezione regno Due Sicilie, 1844, n. 8911) per " l'organizzazione definitiva del Grande Archivio di Palermo "] I primi anni del Regno d'Italia videro l'Archivio di Palermo aumentare considerevolmente la sua consistenza. A questo periodo risale l'attività di riordinamento, condizionamento e inventariazione del materiale che, con ritmo accelerato, vi si veniva concentrando; gli inventari, compilati di massima nel rispetto del metodo storico, ancora oggi costituiscono il grosso degli strumenti di consultazione di cui l'archivio dispone [In quegli stessi anni la Scuola di paleografia e diplomatica in funzione presso l'Archivio aveva dato vita al periodico Archivio storico siciliano passato quasi subito alla Società siciliana per la storia patria. A partire dal 1878 a cura della Società si diede l'avvio alla collana Documenti per servire alla storia di Sicilia, comprendente edizioni di codici, raccolte del tipo dei cosiddetti "codici diplomatici" ed altri documenti tratti da materiale proveniente per la maggior parte dall'AS Palermo. Si ricordano fra gli altri: Codice diplomatico di Federico III di Aragona re di Sicilia (1355-1377), raccolto e pubblicato per cura di G COSENTINO, I, ivi 1885; Codice diplomatico di Alfonso il Magnanimo, pubblicato da F. LIONTI, ivi, 1891; C.A. GARUFI, I documenti inediti dell'epoca normanna in Sicilia, parte I, ivi 1899; Codice diplomatico dei re aragonesi di Sicilia: Pietro I, Giacomo, Federico II, Pietro II e Ludovico dalla rivoluzione siciliana del 1282 sino al 1355, con note storiche e diplomatiche, I, a cura di G. LA MANTIA, ivi, 1917, II a cura di A. DE STEFANO e F: GIUNTA, ivi 1956; le edizioni dei capibrevi di G: L: Barberi e delle pergamene di diversi tabulari, citate oltre] E' necessario avvertire però che il materiale in essi descritto non sempre è riferibile con certezza ad una data magistratura o ad un dato ufficio o ad una determinata categoria di scritture, dato che i cambiamenti di regime portarono a volte al cambiamento di denominazione dell'ufficio, che tuttavia manteneva le sue competenze o le ampliava, conservando anche quelle del periodo precedente, e ovviamente ereditandone le carte. Come avvenne per altri archivi di città che furono capitali di Stati preunitari, anche l'AS Palermo ha ereditato la documentazione superstite degli uffici centrali, prima del regno di Sicilia (sotto le dinastie normanna, sveva, angioina e aragonese), poi, dal 1412, del viceregno e infine, dal 1816, della luogotenenza del regno di Napoli. L'intrinseca struttura del complesso documentario riflette quella che fu la struttura della monarchia sicula, rimasta pressoché immutata per circa sette secoli. Le serie continue hanno inizio però con i primi del sec. XV, cioè con il viceregno. Per il periodo precedente della monarchia indipendente la documentazione superstite - nella Real cancelleria, nel Protonotaro del regno, nella curia dei maestri razionali, nella Secrezia e nella Corte pretoriana - è invece poco organica; le carte sono poi collegate, e spesso frammiste, con quelle del periodo viceregio. Oltre che ai tabulari membranacei si può comunque far ricorso, per il periodo più antico, ad altre fonti di natura eterogenea. In generale si può dire che la consistenza del materiale è maggiore negli archivi che non sono stati prodotti da uffici statali; parecchia documentazione, anche in copia, è reperibile infatti tra le carte delle case patrizie, delle corporazioni religiose e nei registri notarili. Caratteristica dell'archivio palermitano è la presenza dell'elemento pubblico anche in archivi prodotti da privati, enti o persone. Così, per quanto riguarda gli archivi di famiglia, la parte relativa all'amministrazione dei beni di origine feudale è prevalente rispetto a quella relativa ai beni allodiali. In molti archivi privati si trovano inoltre scritture riferentisi ad attività propriamente pubbliche svolte dai componenti delle diverse famiglie o nelle vesti di titolari delle cariche di cui erano proprietari, o in quella di delegati, o possessori a vario titolo, di pubblici servizi. Molto scarse sono invece le testimonianze documentarie relative a maestranze, operatori economici e società commerciali.
