Le linee guida per la descrizione delle entità (Commissione nazionale per l’elaborazione del codice normativo per i soggetti produttori d’archivio, Norme italiane per l’elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie. Linee guida per la descrizione delle entità, a cura di Euride Fregni e Rossella Santolamazza, luglio 2014, seconda edizione) sono il frutto dell’attività svolta congiuntamente dalla Direzione generale per gli archivi, dalle Regioni e Province autonome di Trento e Bolzano dalle province e dai comuni e dall’Ufficio nazionale per i beni culturali ecclesiastici. Tale collaborazione è stata sancita dagli accordi del 27 marzo 2003 e del 25 marzo 2010, stipulati nell’ambito della Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le regioni, le province autonome di Trento e Bolzano, l’Associazione nazionale comuni italiani e l’Unione delle province d’Italia.

La loro redazione è stata affidata alla Commissione nazionale per l’elaborazione del Codice normativo per i soggetti produttori d’archivio, coordinata da Euride Fregni direttore dell’Archivio di Stato di Modena, istituita dalla DGA nell’aprile 2010, con il compito di :

«a) definire le regole per la scelta della forma autorizzata del nome, la sua redazione e

punteggiatura e le relazioni fra intestazioni dello stesso soggetto produttore, attraverso rinvii

tipo «vedi» e «vedi anche» e tra i diversi soggetti produttori tra loro collegati con un rapporto

generico, gerarchico e temporale;

b) dare indicazioni per la compilazione del record di autorità».

La Commissione ha tratto origine dai lavori della precedente Sottocommissione tecnica per l’elaborazione delle liste di autorità dei soggetti produttori e dei soggetti conservatori degli archivi

presenti all’interno del Sistema Archivistico Nazionale, istituita nel gennaio 2009 dal direttore generale per gli Archivi e coordinata anch’essa da Euride Fregni. Alla sua conclusione, nell’aprile 2009, è stato redatto il documento “Tracciato descrittivo dei record di autorità dei soggetti produttori dei complessi archivistici”, che ha costituito il punto di partenza del lavoro della Commissione ed è stato utilizzato per la progettazione del record di autorità del Sistema Archivistico Nazionale - SAN.

La Commissione è nata dall’esigenza di mettere a punto regole nazionali per la compilazione,

secondo criteri standardizzati, di record di autorità archivistici contenenti tutti gli elementi necessari

alla descrizione di enti, persone, famiglie e alla redazione delle relative intestazioni di

autorità, al fine di ottenere liste di autorità normalizzate.

Le NIERA (EPF) accolgono e fanno propria l’indicazione, proveniente dal Consiglio internazionale

degli archivi attraverso ISAAR (CPF), circa la necessità di descrivere separatamente le entità

che sono in relazione con la documentazione archivistica e le informazioni di contesto che le riguardano. Condividono, inoltre, la ragione che legittima tale scelta, cioè la possibilità, attraverso

la descrizione separata e normalizzata, di mettere in relazione reciproca le informazioni archivistiche e di collegarle, nello stesso tempo, con informazioni provenienti da altri ambiti descrittivi come le biblioteche, i musei e altri settori culturali.

Le NIERA (EPF) fanno riferimento a norme e standard nazionali ed internazionali, assunti come modelli logici, di formato e di normalizzazione dei dati; a linee guida e norme utilizzate nella elaborazione delle descrizioni dai Sistemi informativi archivistici italiani. Le NIERA propongono alla comunità archivistica italiana uno standard che consenta di ottenere un’identificazione ed una descrizione certa e univoca dell’entità e un modo convenzionale e condiviso di: denominare le entità; formalizzare le date; denominare i luoghi; compilare le intestazioni di autorità; classificare le relazioni.

Le NIERA (EPF) sono state presentate per la prima volta a Pescara nel dicembre 2011,

nell’ambito della II Conferenza nazionale sugli archivi dedicata a "I Poli archivistici e le reti informative", ed illustrate e discusse in numerose sedi nel corso del 2012 e 2013. Questa edizione è il frutto delle osservazioni e dei contributi ricevuti, sia da parte dei membri della Commissione che dai parteciparti agli incontri, e della sperimentazione applicativa al SAN ed agli altri sistemi dell’Amministrazione archivistica (Sistema Informativo degli Archivi di Stato – SIAS e Sistema Guida Generale degli Archivi di Stato Italiani) condotta presso l’Istituto Centrale per gli Archivi.

 

La nuova edizione delle NIERA presenta diverse novità sostanziali rispetto alla precedente versione, relative sia all’impianto descrittivo generale che alla struttura informativa delle entità prese in esame dalle Norme. Le modifiche allo schema descrittivo sono state introdotte principalmente al fine di avvicinare il più possibile le NIERA al modello ISAAR e di assimilarle dal punto di vista editoriale alle caratteristiche formali dei principali standard; le modifiche di contenuto riguardano invece sia la revisione della struttura dei record di autorità che la creazione di una sezione separata “Strumenti di supporto alle NIERA (EPF)” dove sono confluiti vecchi e nuovi contributi elaborati in seno al progetto.

Più nel dettaglio gli "Strumenti" sono distinti in "Contributi" (nella prima edizione definiti "Elaborati"):

A - I contesti statuali nel Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani a cura di Gruppo di lavoro ICAR (Paola Carucci, Stella Di Fazio, Marina Giannetto e Silvia Trani);

B - I profili istituzionali del Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani a cura di Gruppo di lavoro ICAR (Paola Carucci, Stella Di Fazio, Marina Giannetto e Silvia Trani);

C - Ordini religiosi della Chiesa cattolica: «voci di autorità» di ACOLIT a cura dell'Ufficio nazionale beni culturali ecclesiastici della CEI

e "Appendici" :

A - Accordo per la promozione e l'attuazione del Sistema archivistico nazionale, 25 marzo 2010;

B - Decreto della Direzione generale per gli archivi di istituzione della Commissione nazionale per l'elaborazione del codice normativo per i soggetti produttori d'archivio, 7 apr. 2010;

C - Documenti del Gruppo di studio sulle intestazioni di autorità dei soggetti produttori d'archivio (2002-2003) a cura di Ingrid Germani.

 

Va sottolineato che i Contributi A e B costituiscono il risultato di un Gruppo di lavoro costituito in seno all’ICAR che ha sia organicamente rielaborato quanto già presente - in forma meno riusabile - nella versione precedente delle NIERA (Contributo A), sia prodotto ex novo un elenco di profili istituzionali su scala nazionale stilato con riferimento al patrimonio informativo descritto dal Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani (per il Contributo B). Tale attività ha visto al contempo l’adozione sperimentale, in questo contesto d’uso, delle regole definite dalle NIERA per l’intestazione d’autorità dell’ente, con la contestuale elaborazione di osservazioni e proposte che sono state poi alla base di alcune delle modifiche al record d’autorità registrate nella seconda versione.

 

Le NIERA (EPF) sono consultabili on line nel sito istituzionale dell’ICAR, nella sezione dedicata

agli standard ed alle linee guida, corredate, in tale contesto, da ulteriori strumenti di supporto e sono in corso di pubblicazione a stampa a cura del Servizio III della Direzione generale per gli Archivi